Løn og personalegoder, Løn

Jeg skal lave løn for første gang - hvordan gør jeg?

Hvis du aldrig har udbetalt løn før, kan det virke som en kompliceret og langhåret verden at kigge ind i. Du skal sørge for at betale arbejdsmarkedsbidrag, skat og ATP - og måske skal medarbejderen også have udbetalt kilometerpenge, samt indbetale til sin pension. Der er meget, at holde styr på.

Heldigvis findes der software, der gør det hele for dig. Helt automatisk.

Du skal bruge et lønsystem

Heldigvis findes der software, som gør udbetalingen af løn betydeligt nemmere. Med et lønsystem skal du blot sørge for input, så klares udregninger og indbetalinger automatisk. Derudover sørger lønsystemet for at generere den obligatoriske lønseddel, som er medarbejderens dokumentation for at lønudbetalingen er sket.

De fleste lønsystemer sørger også for at holde sig automatisk opdateret i forhold til gældende satser fra SKAT - som f.eks. satsen for udbetaling af kilometerpenge eller diæter.

Vær opmærksom på disse ting når du vælger lønsystem

Der findes en del forskellige alternativer, når det kommer til valg af lønsystemer. Ens for alle er, at de sørger for at udregningen af SKAT, ATP og arbejdsmarkedsbidrag er korrekt, samt at der bliver genereret en lønseddel til medarbejderen.

Dog er der stor forskel på brugervenligheden blandt systemerne, og det er også meget forskelligt hvilken type virksomhed lønsystemet er bygget til. Nogle af de ting, der er gode at holde øje med, kan f.eks. være:

1. Sker alle betalinger automatisk, eller skal jeg selv sørge for at indbetale ATP?

Nogle lønsystemer sørger ikke for automatisk at indbetale ATP som en del af lønkørslen. Det betyder, at du selv skal betale. I langt de fleste tilfælde udsender ATP et girokort, som du manuelt skal betale i din netbank. Heldigvis sker indberetningen stadig automatisk - det er blot selve betalingen, som du selv skal foretage dig.

2. Kan lønsystemet integreres til mit regnskabsprogram?

Når du har udbetalt din første løn, skal den bogføres i dit regnskab. Dette kan gøres manuelt, men med langt de fleste moderne lønsystemer kan posteringen til f.eks. Dinero eller E-conomic ske automatisk. På den måde slipper du for det manuelle tastearbejde, men slipper også især for eventuelle fejl, som senere kan koste dig tid at rette.

3. Har jeg nem adgang til support, hvis jeg får brug for hjælp?

Nogle af de ældre lønsystemer kan være svære at forstå for en nybegynder, og derfor er det vigtigt, at du nemt kan få fat i en, der kan hjælpe dig. Bruger du et af de nyere og mere brugervenlige lønsystemer, vil du opleve, at det meste er lige til. Dog kan det sagtens være, at du får brug for hjælp alligevel, og der er det vigtigt, at der er nogen til at hjælpe dig. Desværre tilbyder mange lønsystemer ikke hverken direkte chatsupport eller telefonsupport, og det kan gøre din første løn til en frustrerende oplevelse, hvis du ikke kan få svar på dine spørgsmål.

4. Kan min bogholder eller revisor få adgang til systemet?

Med nye lønsystemer kan du som regel klare selve lønadministrationen selv, men når du kommer til årsregnskabet, får du som regel brug for din bogholder eller revisor. Du skal nemlig lave lønafstemning, og selvom det er en opgave mange virksomheder tager på sig selv, så er det som regel noget din bogholder eller revisor tilbyder at gøre for dig. Det er derfor smart, hvis bogholderen selv har adgang til lønsystemet, og dermed kan trække de nødvendige tal på egen hånd. Det gør oplevelsen bedre for bogholder og revisor, og du slipper for at bruge tid på at lede efter informationerne.

5. Muligheder for at vokse min virksomhed med samme system

Har du planer om at din virksomhed skal vokse sig større? Hvis du regner med at få flere medarbejdere på lønningslisten, er det en god idé at indtænke dette fra starten. Flere lønsystemer tilbyder gode funktioner til virksomheder med flere medarbejdere, og giver blandt andet mulighed for at styre ferie- og tidsregistrering fra samme sted. Dette er meget brugbart, når man bliver lidt flere medarbejdere, og det ikke længere er muligt at tælle ens kollegaer på én hånd.

Sørg for at vælge et lønsystem der sparer dig tid

Udbetaling af løn er en af de opgaver man ikke har lyst til at bruge sin tid på. Derfor er det anbefalelsesværdigt at vælge et system, som man føler sig hjemme i, og som ikke er alt for kompliceret til sit behov. De fleste nye lønsystemer gør det utroligt nemt at udbetale løn, og sørger for at automatisere hele lønprocessen, så du ikke skal tænke på andet end at indtaste de rigtige timer og lønninger for dine medarbejdere.