Lønsedler: Hvordan laver jeg dem?

Lige så vel som hver enkelt medarbejder har krav på at få sin løn rettidigt hver måned, er det også lovpligtigt at forsyne medarbejderne med en lønseddel i forbindelse med udbetaling af løn. Af lønsedlen skal det ikke alene fremgå, hvad der er blevet udbetalt af løn, men også hvordan beregningen er blevet lavet. Hvor meget af lønnen er gået til skat? Hvordan står det til med ferieregnskabet?

Hvad er automatisk genererede lønsedler?

Hvis du laver løn ved hjælp af et automatisk lønsystem, som eksempelvis Pento, skal du ikke selv bruge hverken tid eller energi på at tænke på lønsedler til de enkelte medarbejdere. Det sørger lønsystemet for.

Hos Pento sender vi automatisk en lønseddel ud til hvert enkelt medarbejder, som får den tilsendt enten på mail eller via e-boks. Ønsker du som lønansvarlig selv at sende lønsedler ud til medarbejderne i din virksomhed, finder vi også på en løsning, så det kan lade sig gøre. Men vil du gerne helt slippe for at have noget med lønsedlerne at gøre, sørger vi gerne for, at den automatisk genererede lønseddel kommer ud til den enkelte medarbejder rettidigt.

Sådan laver du selv lønsedler

Anvender du ikke et lønsystem til den månedlige lønkørsel, eller har du andre gode grunde til selv at ville udarbejde lønsedler, kan du også gøre det. Det kræver dog en del viden om lønberegning, og at du får opsat en skabelon, som du kan følge hver eneste gang, at du skal til at lave løn. Når du udarbejder en lønseddel, er det vigtigt, at du har styr på, hvad den som minimum skal indeholde af informationer.

Hvilke krav er der til en lønseddel?

En lønseddel er en skriftlig form for dokumentation, som hver medarbejder skal have for, at der er blevet udbetalt løn, og at der på samme vis er blevet indbetalt til SKAT, ATP, feriepenge med videre. Der er i princippet ikke nogle krav til i hvilket format, som du skal fremstille en lønseddel. Den skal blot være læsbar og indeholde korrekte og fyldestgørende informationer.

Du kan i princippet levere en lønseddel, som du har skrevet i hånden, men det hører vist til sjældenhederne i dag, at den ikke kommer i en eller anden form for digital udgave. Alle medarbejdere har krav på at få en lønseddel hver gang, at der bliver udbetalt løn - uanset om de er timelønnede, månedslønnede eller ansat på andre vilkår.

Hvad skal lønsedler indeholde?

Alle lønsedler skal som minimum indeholde:

  • Hvor meget løn er der blevet optjent i lønperioden?
  • Hvilken periode gælder lønsedlen for?
  • Hvor meget er der blevet trukket i henholdsvis A-skat og AM-bidrag?
  • Hvad er navnet på arbejdsgiver, adresse og CVR-nummer?
  • Hvad er medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer?

Derudover vil der typisk også fremgå oplysninger som:

  • Hvilke tillæg er der?
  • Hvad er bruttoindkomsten?
  • Hvor meget er der indbetalt til ATP?
  • Er der indbetalt til firmapension?
  • Hvor stort er det månedlige fradrag?
  • Hvor meget løn er der i alt blevet udbetalt?
  • Hvor mange feriedage er der blevet optjent?

Hvor lang tid skal arbejdsgiver gemme lønsedler?

På arbejdsgiversiden forholder det sig sådan, at alle lønsedler skal gemmes i virksomheden. De skal opbevares på en sikker måde, så de ikke er tilgængelige for alle og enhver, og de skal gemmes i 5 år. Det er også en god ide, at den enkelte medarbejder gemmer sine egne lønsedler nogle år frem i tiden.

Den digitale måde at behandle lønsedler på gør det meget nemt at holde styr på lønsedlerne, da de i langt de fleste tilfælde er at finde på mail, i e-boks eller i selve det lønsystem, som virksomheden anvender til at lave løn.