Pento Stories

Sådan onboarder vi en ny medarbejder

Når man skal ansætte en ny medarbejder, bruger man som regel en del tid på at finde de rigtige kandidater, interviewe dem over flere omgange, og så til sidst vælge den rigtige. Noget af det, som vi synes der tit bliver undervurderet, er alt det der sker *efter* man har fundet den rigtige kandidat - altså onboardingen af en ny medarbejder.

I større virksomheder har HR-afdelingen som regel styr på den slags, men i små virksomheder kan man sommetider glemme hvor meget information der sidder fast i hovedet på de eksisterende medarbejdere, og hvor svært det kan være for en ny medarbejder at komme godt i gang. Derfor besluttede vi os for at bruge noget tid på at lave en god onboardingprocess, så vores nye medarbejdere ikke bare føler sig velkomne når de starter hos Pento, men får en ualmindeligt god start. Vores remote arbejdskultur gør, at vi er nødt til at tænke lidt anderledes end andre virksomheder. Vi har for eksempel ikke altid mødt den nye medarbejder i virkeligheden, og kan ikke lige invitere ham eller hende en tur i fredagsbaren for at møde de nye kollegaer. Det sætter store krav til vores onboarding, og gør det ekstra vigtigt, at vi sørger for, at nye medarbejdere får en god start.

Det første vi gjorde, da vi startede med at lave vores onboardingprocess, var at lave en liste over ting vi skulle have styr på. Den liste blev hurtigt rimelig lang, og bestod mest af services vi skulle invitere den nye medarbejder til, samt informationer vi ville være sikre på at give videre. Da vi var halvt færdige med listen, blev vi enige om at vi ligeså godt kunne lave et dokument vi kunne dele med den nye medarbejder. Så ville vi alle være på samme side, og alle vide præcis hvad der skulle til for at den nye medarbejder havde gennemført vores onboarding. Og nu hvor vi deler det med vores medarbejdere, hvorfor så ikke dele den med alle? Det har vi gjort: Du kan se vores fulde onboardingprocess lige her. Det er selvfølgelig work in progress, og det vil blive opdateret løbende, som vi finder ud af, at der er noget vi har glemt.

Agenda: Hvad skal jeg, og hvorfor?

Det første vi ville, var at informere medarbejderen om processen. Du kender det fra en progress bar når du køber sko på nettet: Det er faktisk meget rart at vide hvilke steps man skal igennem for at klare opgaven.

Derfor er det første vi gør, at sende ovenstående dokument til medarbejderen, så han/hun ved hvad der venter. Det gør, at medarbejderen altid ved hvilken information vedkommende mangler (og kan minde os om det, hvis der var noget vi skulle glemme ), og man får hurtigt et overblik over hvad der skal til for at komme i mål med onboarding. Agendaen, som står i dokumentet, er den samme som jeg vil beskrive herunder.

Velkommen-møder

For at give vores nye medarbejdere så god en velkomst som muligt, sørger vi for at de kommer til at tale med alle på teamet så hurtigt som muligt.

Alle eksisterende medarbejdere vil arrangere et 15 minutters opkald med den nye medarbejder, hvor det eneste det handler om, er at være nysgerrig og komme til at kende hinanden. Derudover vil den nye medarbejder have et "Welcome meeting" med mig, hvor jeg fortæller om vores overordnede strategi, vores mål, vores 10 værdier og mange andre ting.

Er den nye medarbejder udvikler, vil vores CTO Emil også give en grundig gennemgang af de tools vi bruger, og hvordan vores processer fungerer.

Invitation til services og produkter

Så snart vi har budt en ny medarbejder ordentligt velkommen, gælder det om at få vedkommende oprettet i de forskellige produkter vi bruger. 

I forbindelse med at den nye medarbejder får logins til Slack, Lattice, Trello, Intercom, Gmail osv., bruger vi noget tid på at forklare hvordan produkterne fungerer, og hvad formålet er med at bruge dem.

Praktiske ting

I forbindelse med at en ny medarbejder bliver ansat, er der selvfølgelig også en masse praktiske ting vi skal have styr på. Disse står også i vores onboarding dokument, så vi husker dem.

Dette inkluderer en ansættelseskontrakt, lønforhold osv. Så snart der er styr på det, kan vi begynde på alt det sjove.

Round up

Vores onboardingprocess vil for altid være under udvikling, og vi vil hele tiden rette den på baggrund af den feedback vi får fra nye medarbejdere. Vores hovedmål er at give alle en rigtig god start, og optimere for at man hurtigst muligt føler sig hjemme som ny medarbejder hos Pento. Har du idéer til tilføjelser, eller noget du undrer dig over, så vil vi rigtig gerne høre om det! Tweet til os eller find os på Facebook.