Future of Pay, Future of Work, Ferie, Payroll, Finance, Løn

Fjern disse 5 processer for at strømline virksomhedens lønadministration

For mange virksomhedsejere, CFOs og økonomiansvarlige, er lønadministration et nødvendigt onde, der tager alt for lang tid. Det involverer ofte manuelle Excel-ark, opfølgende e-mails, fælleskalender og manuel indtastning af data, der ikke giver mening i 2019. For at gøre det månedlige rugbrødsarbejde mindre tidskrævende er her 5 måder at effektivisere lønprocesserne:

#1 Fjern e-mails

De fleste indbakker er fyldt med ulæste e-mails, og skaber en unødig stressfaktor i løbet af dagen. Hvorfor skal medarbejdernes ferieanmodninger, timeregistreringer, lønspørgsmål, ændringer i stamdata m.fl. foretages over e-mail? Det skaber en unødvendig irritation for medarbejderen, der ikke kan finde svar på lønrelaterede spørgsmål på egen hånd, og i stedet er tvunget til at e-maile en administrator. Samtidig trækker det administrator væk fra det arbejde, som vedkommende ellers var i gang med. Alt sammen sker i en datasilo, hvor de mange e-mails frem og tilbage kører uafhængigt af lønsystemet, og dermed øges risikoen for menneskelige fejl betragteligt.

#2 Fjern Excel-ark

Regneark er rigtig godt til mange ting; løn er ikke én af dem. Konceptet med at indtaste data manuelt fra e-mails, f.eks. godkendte ferieanmodninger, ind i et regneark, for at få et overblik, er ikke produktivt. Det er både manuelt, statisk og samarbejder ikke med løn. Men vigtigst af alt, så skaber det ofte forvirring over, hvor den seneste (og dermed mest opdaterede) version kan findes. De mest relevante overblik som f.eks. feriestatus, total bruttoløn, feriepengeforpligtelser, timeregistrering, samlede personalegoder osv., skal kunne findes direkte i lønsystemet. Så kan Excel bruges til mere avancerede interne statistikker, hvor værktøjet kommer til dets ret.

#3 Fjern medarbejder-onboarding

Få medarbejderne involveret - for det er de alligevel i forvejen. Hvis virksomheden ansætter nye medarbejdere regelmæssigt, skal de kunne onboarde sig selv. Processen er ofte, at den nye medarbejder taster vedkommendes stamdata ind på e-mail og sender dette til HR, hvor oplysningerne manuelt videresendes til lønadministratoren, der manuelt indtaster disse oplysninger. Det er både en usikker måde at håndtere personfølsom data, og samtidig er der unødvendigt mange involveret i processen. Lad medarbejderne onboarde sig selv, hvor oplysningerne er krævet: lønsystemet.

Medarbejderne (særligt de nyere generationer) kræver samtidig mere indsigt. De forventer, at de kan bestemme over deres egen personfølsomme data (ændringer af bank-, kontakt- og adresseoplysninger, indhentning af skattekort, m.fl.) og ligeledes tilgå dette til enhver tid præcis som de nye neo-banker. På samme måde skal forskellig data-entry (ferie, timer, diæter etc.) uddelegeres til medarbejderne, så det eneste finance og/eller HR skal gøre, er at godkende de ansatte selvregistreringer.

#4 Fjern tastearbejdet til fælleskalenderen

Fælleskalenderen bør være prioriteret virksomhedens kerneopgaver. Overblikket af medarbejdernes ferieregistrering er bestemt vigtigt, og skal selvfølgelig også være repræsenteret. Vi ved, at 13,4% af dem, der benytter vores integrerede ferieløsning, enten forkorter eller forlænger deres ferieanmodning. Dét er håbløst mange manuelle ændringer, hvis man stadig brugte en statisk fælleskalender, hvor der ikke var automatisk godkendelsesflow.

Medarbejderen skal have adgang til det komplette overblik af ferie på tværs af virksomheden, så de mest hensigtsmæssigt kan planlægge deres ferie. Det skal også være tydeligt for medarbejderen, hvem der skal godkende ferien, og de skal have en tydelig indikator på status for godkendelsen. På den måde kan medarbejderen være på forkant med input til fælleskalenderen.

 

#5 Fjern ‘ikke-månedlig’ lønadministration

Flere virksomheder er pga. overenskomst bundet til at aflønne medarbejderne på andre tidspunkter end én gang om måneden. Dog ser vi meget ofte, at virksomheder tvinger lokalaftaler igennem, der gør, at de slipper for denne unødvendige administration, fordi det ofte kun gavner selve lønsystemet. Så længe at ændringen er accepteret af medarbejderne også, vil virksomheden og den økonomiansvarlige få flere fordele ved at ændre praksis:

  • Mindre frekvens af lønkørsler kan booste cash flow
  • Virksomheden halverer gebyrer til lønsystemet
  • Man halverer administration for både admin og ledere
  • Produktiviteten øges til de reelle kerneopgaver

Kan du se fornuften i at få én automatiseret løsning for løn- og ferieadministration, er der lige nu en kampagne, hvor Pento står for selve skiftet uden beregning. Har du idéer eller spørgsmål, er vi som altid klar i chatten nede i højre hjørne af siden. Du kan også læse om selve onboardingsprocessen, hvor virksomheden er klar inden for 5 hverdage.