New Work Culture, Pento Stories

Det første år som remote team uden kontor: Fordele og ulemper

Det er snart et år siden vi besluttede os for at opsige kontoret og gå 100% remote. Det har været et specielt og lærerigt år, hvor vi har udfordret den arbejdskultur, som vi ikke længere synes var den bedste for os, samtidig med at vi har bygget et helt nyt produkt og vækstet markant i antallet af nye kunder på kort tid. Det har også været et år hvor vi har følt os mere produktive, mere glade og mere motiverede end nogensinde før. Mange har fortalt os, at "det ikke kan lade sig gøre" og at det "lyder uambitiøst", men vi har troet på, at det ville kunne gøre os bedre, og at det er fremtiden for moderne teams at kunne arbejde på tværs af landegrænser. I denne post vil jeg fortælle om de gode ting ved vores remote arbejdskultur, men også være ærlig omkring de ting vi må leve med, når vi ikke ser hinanden hver dag. Hvis du ikke føler du passer ind i den almindelige 8-16 arbejdskultur, kan det måske give dig lidt inspiration til at prøve noget nyt.

Fordel #1: Vi kan designe vores egen hverdag

En af de åbenlyse ting, der gør remote work godt, er muligheden for selv at kunne planlægge sit arbejde. Vi har ingen faste arbejdstider, og det eneste krav vi stiller, er at alle på teamet hver morgen informerer alle om deres plan for dagen. Derudover skal alle selvfølgelig være til stede til vores få ugentlige møder. Den fleksible arbejdstid giver mulighed for, at alle selv kan designe sin hverdag præcis som den fungerer bedst for dem, og vi har f.eks. mulighed for at tage i fitnesscentret midt på dagen, løbe en tur, tage en tur på stranden (hvis man er heldig at bo tæt på sådan en), eller stoppe hvis man ikke føler dig produktiv. Alle mennesker er forskellige, og nogen arbejder bedst sent om aftenen, mens nogen nyder at stå tidligt op. Vi vil gerne udnytte de bedste timer i døgnet for hver medarbejder, og det synes vi helt klart vi er kommet tæt på.

Især muligheden for at stoppe, eller holde en pause midt på dagen, er en game changer. I en almindelig arbejdskultur fandt vi tit os selv sidde på kontoret i dagtimerne (især hen på eftermiddagen), og være åbentlyst uproduktive. Den tid havde en tendens til at gå til Facebook, unødvendige e-mails eller anden form for uproduktiv browsing. I sådanne situationer hjælper det at gå en tur, høre et podcast, læse en bog, cykle en tur eller noget andet, og at have muligheden for det, giver os langt flere gode og produktive timer i løbet af ugen.

Fordel #2: Hvor vi bor betyder ingenting

En anden åbenlys fordel er muligheden for at arbejde hvor vi har lyst. At have muligheden for at flytte med sin kæreste til en ny studie- eller arbejdsby, gør ikke bare livet lettere for vores medarbejdere, men gør også, at vi kan beholde dygtige medarbejdere selvom de flytter. Samtidig giver det alle på teamet muligheden for at trække stikket og tage en uge til en anden by, hvis man har behov for at komme lidt væk fra hverdagen og få lidt inspiration. Airbnb og billige flybilletter gør det lettere end nogensinde før at tage en uges arbejde i Barcelona, og vi kommer tilbage med langt mere energi.

Også selvom man gerne vil blive i den by du bor i, er muligheden for at blive hjemme og arbejde en stor fordel. Nogle dage har man f.eks. en opgave, som kræver at man skal koncentrere sig i flere timer af gangen, og der er det tit en stor fordel at kunne arbejde hjemmefra. Vi giver alle medarbejdere 1500 kr. om måneden til et skrivebord i et co-working space, så alle har mulighed for at få et ordentligt kontor at arbejde på. Muligheden for selv at kunne vælge, fra dag til dag, hvor man vil arbejde, har vist sig at være ubeskriveligt god for arbejdsglæden og vores produktivitet.

Fordel #3: Stærk tillid mellem medarbejdere

Fra starten, da vi besluttede os for at opsige kontoret og gå 100% remote, talte vi om hvor vigtigt det var at vi alle havde tillid til hinanden, og kunne stole på at vi alle gjorde hvad vi kunne, for at få Pento til at blive en succes. Det er fristende at sætte kameraer op, så man kan se hvornår ens medarbejdere arbejder (og der er rigtig mange virksomheder der gør det!), men der er én ting galt med det: Som leder viser du, at du ikke stoler på dine medarbejdere.

Vi fandt hurtigt ud af, at den bedste måde at give medarbejderne mulighed for at give det bedste de har, er ved at stole på dem. Ingen rapportering, ingen ind- eller udtjekning, ingen kameraer eller lignende. Joao, en af vores dygtige udviklere, som er portugiser og arbejder fra Lissabon, beskrev det rigtig godt: "When you work in such conditions, besides feeling good, you feel like you have to get shit done so you don’t ruin the trust." Den stærke tillid har altså gjort, at vi alle giver os lidt ekstra - ikke fordi bossen siger det - men fordi der ikke er nogen der vil lade sine kollegaer i stikken. Det er en af de aspekter af vores kultur jeg er mest stolt af, og det gør det meget lettere at være leder.

Fordel #4: Mere planlægning, mere fremgang

For at remote work kan fungere, er det supervigtigt at vi har fokus på vores kommunikation og planlægning. Det er vigtigt, at alle medarbejdere kender formålet med deres arbejde, ellers gør vi det svært for os selv. Derfor er vi meget afhængige af de produkter vi bruger til kommunikation og planlægning, og vi bruger en del tid på at planlægge vores roadmap, beskrive features og bugs ordentligt, og generelt sørge for at vi hele tiden er på den samme side. Vi bruger Gitlab til at prioritere og beskrive nye features, og selvom det tager tid at oprette og beskrive forslag til tilføjelser eller ændringer, gør det livet langt nemmere for udviklerne.

Da vi arbejdede på kontoret, havde vi også et projektstyringstool (som f.eks. Trello), men problemet var, at det ikke altid blev opdateret. Det var lettere at prikke til sidemanden og bede ham eller hende om at ændre farven på knappen, og det gjorde at det tit blev "unødvendigt" at holde styr på. Vi bruger derfor mindre tid på misforståelser og manuelle ændringer, og mere tid på at arbejde på den plan vi har lavet. Det gør også, at vi skærer alt det unødvendige fra, fordi man er tvunget til hele tiden at tage stilling til om opgaven er den rigtige at arbejde på lige nu.

Fordel #5: Vi sparer tid og penge

En mere praktisk fordel vi har kunne mærke, har været hvordan vi bruger mindre tid på transport og mindre tid på snak ved kaffemaskinen. Transporten giver sig selv; vi har mulighed for at arbejde hvor vi vil, og vi kan vælge et co-working space der ligger tæt på vores hjem. Kaffesnakken er lidt noget andet. Det skal ikke lyde som om, at alt kaffesnak er dårlig, og det kan helt sikkert gøre gode ting for sammenholdet på et team, når man taler om andre ting end arbejde. Problemet opstår, når du ikke selv bestemmer, om du vil være en del af kaffesnakken. Måske har en af dine kollegaer set en supersjov video på YouTube, eller også skal det lige diskuteres, om det var den rigtige der røg ud i Champions League. Disse samtaler havde en tendens til at foregå hen over bordet, så alle medarbejdere kunne høre det. Det var derfor sommetider svært at koncentrere sig i længere tid ad gangen, da risikoen for at blive afbrudt altid var tilstede på kontoret.

Når du arbejder for dig selv, har du selv mulighed for at bestemme hvornår du vil deltage i kaffesnak, og hvornår du ikke vil. Vi har en #random channel i Slack, hvor vi diskuterer og taler om alt det, der på ingen måde er arbejdsrelateret. Det er superfedt, fordi det giver os et frirum til at lære hinanden at kende på en anden måde. Det gode er, at du selv kan bestemme hvornår du tjekker den channel, og du bliver derfor ikke unødigt forstyrret fordi din kollega har fundet en sjov kattevideo på Facebook.

Udover tid, så sparer vi en masse penge på kontoromkostninger, transport, møbler og mere. Det gør vores samlede omkostninger lavere, og vi kan bruge pengene på at udvikle vores produkt i stedet for.

Fordel #6: Vi kan finde dygtige medarbejdere alle steder

En af de største udfordringer for startups og danske virksomheder generelt, er jagten på dygtige medarbejdere - og især udviklere. Mange virksomheder kæmper om de bedste programmører og designere, men udbuddet er som regel begrænset til den by virksomheden har kontor i. Det gør det svært at ansætte nye medarbejdere i den fart man gerne vil, og det kan langsommeliggøre den plan man ellers havde lagt. Fordi vi ikke holder til i en bestemt by, kan vi åbne vores jobopslag op til hele Europa, og samtidig hæve barren, fordi puljen med dygtige mennesker bliver markant større.

Og nu vi er ved snakken, så søger vi faktisk lige nu 2 udviklere til vores team. Læs mere her.

Ulempe #1: Ingen fredagsbar

Noget af det, som kan hjælpe med at bringe medarbejdere i en virksomhed sammen, er fredagsbaren. Det har vi af gode grunde ikke mulighed for, og vi bliver derfor nødt til at tage den uformelle snak på anden vis. Det klarer vi som regel i vores #random channel, hvor vi diskuterer alt der ikke har noget med arbejde at gøre. Det skal dog ikke være nogen hemmelighed, at det kunne være fedt at mødes lidt oftere, men så er det godt vi har vores team retreats.

Ulempe #2: Planlægning, planlægning, planlægning

Vi planlægger rigtig meget. Det er en kæmpe fordel, fordi det holder alle på rette spor, men det kan også tage tid. Der er ikke mulighed for at prikke folk på skulderen, der er ikke samme mulighed for at bruge "ASAP", og der bliver sat større krav til at du planlægger din tid ordentligt. For folk, som godt kan lide at tage tingene som de kommer, og måske tænker lidt mere kortsigtet, kan det være en stor udfordring at skulle passe ind i en virksomhed, hvor planlægning er en af de vigtigste grunde til at det hele fungerer.

Ulempe #3: Kommunikation er en vigtig egenskab

Dette er en af de ulemper, som vi først har opdaget hen ad vejen. Når man arbejder remote, og for det meste skal udtrykke sig selv via tekst, er det supervigtigt, at man er dygtig til at skrive. I og med at vores daglige kommunikation foregår på engelsk, er det naturligvis også rigtig vigtigt, at du kan formulere dig på engelsk, både skriftligt og mundtligt. Har en medarbejder svært ved at formulere et problem, kan det langsommeliggøre hele processen, og der er stor risiko for at alle på teamet misforstår opgaven. Derfor er evnen til at kommunikere en af de allervigtigste prioriteter, når vi leder efter ny medarbejdere, og det kan være en stor ulempe, hvis man finder en dygtig person, der bare ikke kan formulere sig skriftligt.

Ulempe #4: At finde en velfungerende work-life balance kan være svært

Noget af det første man opdager, når man for første gang prøver at arbejde 100% remote, er alt den frihed der følger med. Du kan arbejde hvornår du vil, og du kan designe din hverdag lige som du har lyst. Det lyder, for de fleste mennesker, som en drøm. Og selvom det også bringer rigtig mange fordele med sig, så kan det også ende med at blive hårdt, hvis man ikke er opmærksom på at holde fri. Vi sætter stor pris på at vores medarbejdere har lyst til at arbejde hårdt, og der skal også noget ekstraordinær til, når vi forsøger at bygge en virksomhed fra bunden, men tager man ikke tid til at holde fri og lade op, kan det ende et helt forkert sted. Jeg har set mange eksempler på folk i mit netværk der brænder ud, fordi de til sidst ikke havde styr på deres hverdag. Vi tror på, at du er mest produktiv, hvis du har tid til at leve et liv ved siden af arbejdet, og derfor er det noget vi går meget op i.

Konklusion

Vi er meget tilfredse med valget om at gå 100% remote, og kan efter et år mærke hvordan det har givet os en bedre, mere produktiv hverdag. Så længe vi er ærlige overfor os selv, og kan se hvor remote work har sine svagheder, er jeg sikker på at vi kun bliver endnu bedre desto flere personer vi får på vores team. Jeg regner med at lave en lignende post næste år, så kan vi se om vores holdninger har ændret sig Kunne du tænke dig at være en del af vores team, så send mig en mail på jonas@pento.dk - også gerne, hvis der ikke er et åbent jobopslag der passer på dig. Måske kommer det en dag.