Sådan automatiserer vi alt vores manuelle arbejde

Jonas Bøgh

Processer og struktur er som regel to ord man forbinder med gamle og store virksomheder, og er tit en af grundene til at mange finder et nyt job, eller tager chancen og går selvstændigt. Men hvis det gøres ordentligt, så kan det faktisk være en kæmpe fordel, og du og dine medarbejdere kan spare rigtig meget tid på manuelle opgaver, samt slippe for at overse ting på grund af dårlig kommunikation.

Hos Pento går vi efter at automatisere så mange ting som muligt. En af vores 10 værdier er "Work smarter, not harder", og vi har meget fokus på at undgå den falske følelse af produktivitet, som f.eks. opstår når man har brugt 3 timer på at hamre tal ind i et Excel sheet eller brugt 2 timer på et møde uden agenda. Kan vi automatisere indtastning af data, udsendelse af emails, team opdateringer og andet manuelt arbejde, så kan vi bruge vores tid på langt mere spændende ting.

Daglige standups

Især når man arbejder remote, og ikke har noget kontor, så er det vigtigt at alle hele tiden er opdaterede på situationen i virksomheden. Det gælder både den overordnede strategi, men også de små ting der sker hver dag.

Hver mandag har vi et ugemøde, hvor jeg og Emil (vores CTO) giver et hurtigt overblik over de ting der skete i sidste uge, samt opdaterer alle på den kommende uges aktiviteter. Her er plads til spørgsmål og kommentarer, men vi forsøger at holde det under 30 minutter og ikke gå for meget i detaljer. Udover ugemødet, så får vi alle hver dag en standup reminder fra vores Slackbot klokken 9 dansk tid. Det betyder, at alle, meget kort, skal skrive hvad deres mål er for dagen.

Hvis ikke denne besked var automatiseret, ville det aldrig kunne fungere. Vi ville glemme at skrive en opdatering hver morgen, og det ville gøre vores arbejde mindre gennemsigtigt og dermed meget sværere at udføre. En simpel ting, som gør en kæmpe forskel.

Automatiske opdateringer

Noget af det, der kan motivere enhver organisation, lille eller stor, er fremgang. I stedet for, at jeg bruger tid på at sende en mail ud en gang om måneden, med en rapport der viser vores fremgang (eller tilbagegang for den sags skyld), så får alle medarbejdere hele tiden opdateringer på hvordan det går.

Et eksempel er vores Pentobot (jep, det har vi kaldt den). Hver gang en ny virksomhed tilmelder sig vores venteliste, får vi en besked om det i vores Slack channel #signups. Det gode ved at få disse opdateringer i Slack er, at vi hurtigt kan starte en samtale på baggrund af opdateringen. Vi skal ikke til at flytte samtalen et andet sted hen, eller begynde at linke til et andet website. Det giver et naturligt flow af opdateringer, så alle hele tiden føler fremgang og kan agere, hvis det giver mening.

Det samme gælder den daglige drift, hvor vi, i og med at vi ikke sidder på samme kontor, har behov for at opdatere hinanden på det vi hver især arbejder med. Faktisk synes jeg også dette var et problem, da vi i tidligere virksomheder har siddet sammen på et kontor, men der blev der ikke gjort noget ved det. Som jeg skrev i et tidligere blogindlæg, bruger vi Lattice til at holde styr på vores mål og prioriteringer, og hver dag laver vi en opdatering på vores fremgang - både for vores egen skyld, men ligeså meget for at holde resten af teamet opdateret.

Lattice er sat op til automatisk at sende en besked i vores Slack channel #goals, hvis der er nogen der opdaterer deres mål. Ligesom med opdateringerne fra Pentobot, så giver det os alle en god fornemmelse af fremgang, og vi kan komme med kommentarer eller skulderklap hvis vi har lyst. Det er også en rar følelse for den medarbejder der laver opdateringen, da man får anerkendelse for sit arbejde og får mulighed for at få feedback fra de andre. Opdateringer fra Lattice holder os opdaterede, og vi kan hele tiden mærke pulsen på virksomheden. Skulle vi aktivt ind at kigge efter opdateringer i et eksternt system, ville det ikke give den samme følelse af aktivitet, og risikoen for at føle, at man arbejder alene, ville være større.

Hvordan kommer jeg i gang?

Det er super nemt at automatisere simple opgaver, som man normalt bruger meget manuel tid på at håndtere. Vi har stadig en masse ting vi kan automatisere, og det er klart noget vi vil arbejde mere med i fremtiden.

Vi bruger en kombination af Slack og Zapier, og det kræver ikke kendskab til programmering at komme i gang. Har du ikke prøvet Zapier, bør du helt sikkert give det et forsøg - du vil blive overrasket over hvor meget tid du spilder på manuelle opgaver hver uge. Ovenstående viser hvor simpelt det er: 1) Så snart vi modtager et nyt signup, 2) så skal Zapier sende en besked til Slack. Det virker måske som om vi bliver betalt for at snakke så godt om Zapier, men det er ikke tilfældet. Sådan er det, når brugeroplevelsen er god.

Over til dig

Jeg håber det gav dig en fornemmelse af, at der måske er potentiale for at optimere noget af det manuelle arbejder du laver hver uge. Har du nogle ting, som sparer dig tid, så vil vi virkelig gerne høre om det på Twitter eller Facebook.