4 måder virksomheden kan effektivisere fraværsregistrering

Thor Tophøj

Som opfølgning på indlægget tidligere på måneden omkring optimering af virksomhedens lønadministration, hvor fem processer kunne fjernes, tager dette indlæg udgangspunkt i optimeringen af selve fraværsregistreringen. Herunder får du fem idéer til hvordan virksomheden kan strømline ferie- og fraværsregistreringen.

Selvfølgelig er fravær noget, som virksomheden gerne vil undgå, og uanset medarbejderens årsag for fraværet, så er det tabt produktivitet. Groft sagt kan man opdele fravær i tre hovedområder, hvor dette indlæg tager udgangspunkt i feriefravær:

  1. Sygefravær (barnets første sygedag, sygeorlov, længerevarende arbejdsskade, etc.)
  2. Feriefravær (obligatoriske feriedage, tildelte feriefridage, orlov, etc.)
  3. Andet fravær (fritstilling, suspension, graviditet, strejke, kursus og rejse, etc.)

#1: Spild ikke lederens tid på manuelt arbejde

Ferieregistrering er et nødvendigt onde, som enhver leder med personaleansvar, skal tage stilling til. Vi lever heldigvis i et land, der sikrer, at vi alle har ret til 25 feriedage på et år. Er man leder for 5 medarbejdere, kommer der statistik set mellem 5-8 ferieanmodninger fra hver ansat på et ferieår, hvilket betyder, at man skal tage stilling til over 30 ferieanmodninger på et år. Dét lyder ikke af meget, men hvis man inddrager lederens tidsforbrug på e-mails frem og tilbage med medarbejderen, oplysning til økonomi og/eller HR, ajourføring med teamets fælleskalender og måske eventuelle korrektioner efterfølgende, så løber det op.

Giv nærmeste ledere direkte adgang til et dynamisk ferieoverblik for deres team, der spiller 100% med lønsystemet, så øvrige administratorer i virksomheden ikke skal bruge yderligere tid på at opdatere dette. Vi giver i denne korte video vores konkrete bud på, hvordan I kan løfte niveauet for ferieregistrering.

 

 

#2: Giv medarbejderen indsigt i egen ferie- og sygehistorik

Ligesom nærmeste ledere skal have fokus på dét, som de er ansat til, er (eller bør) tilfældet være det samme for de de enkelte medarbejdere. Der er en mærkbar tendens til at medarbejderne kræver indsigt i de processer, der påvirker dem personligt og økonomisk, som f.eks. ferie, lønsedler og personfølsom stamdata. Det giver ufatteligt god mening, at medarbejderne har denne adgang. Det øger produktiviteten betragteligt, fordi man både skærer et led væk i administrationsligningen, men samtidig får medarbejderne et værktøj til at være mere selvstændige, og kan spotte eventuelle fejl, inden de bliver eksekveret. Hos Pento har vi et bud på, hvordan medarbejderprofiler kan effektivisere lønadministrationen, som du kan se herunder. 

 

 

#3: Automatisér obligatoriske feriedage

Mange virksomheder har obligatoriske feriedage- og perioder, hvor de f.eks. har lukket mellem jul og nytår, eller i sommerperioden, men alligevel skal dette manuelt håndteres enkeltvis for hver medarbejder selvom, at det er gældende for alle i virksomheden. Ledere og lønansvarlige skal både huske at justere feriebalancerne, opdatere feriepengeforpligtelserne samt foretage manuelle lønreduktioner (hvis medarbejderen ikke har opsparet nok feriedage). Man ser også, at medarbejdere registrerer noget af ferien dér, hvor virksomheden i forvejen har lukket, men alligevel skal dette korrigeres manuelt efterfølgende. Dét er manuelt arbejde, som man bør være foruden, og i stedet automatisere.

Blog post ad - ferie

#4: Hav labels på dine medarbejdere

Det lyder måske negativt, men der er god grund til dette. Er medarbejderen på barsel, fået en lønreduktion pga. manglende opsparede feriedage, eller måske endda under en fratrædelsesperiode, skal dette gengives helt automatisk dér, hvor det har betydning: lønsystemet. Dét betyder konkret, at man altid er opmærksom på, at medarbejderen får den økonomiske behandling, der er påkrævet - både ift. lovgivningen men også ift. den personalepolitik, som virksomheden ønsker at udøve.

Vi har samlet de 20 hyppigste grunde til at over 1000 virksomheder er skiftet til Pento. Som lønansvarlig kan du kan helt sikkert nikke genkendende til de fleste punkter - og så er det rart at vide, at en eventuel onboarding kun tager 5 hverdage, hvis man ønsker at gå videre med os.